EcoSys EPC

EcoSys EPC (Enterprise Planning & Controls) gibt Ihnen die Kontrolle über den Projektfinanzierungs-Prozess, indem es die Projektbudgetplanung zusammen mit der Freistellung von Finanzmitteln für Projekte und Programme in einer kombinierten Sicht aufbereitet.

Herausforderungen im Finanzwesen

Ein effektives, unternehmensweites Finanzwesen kann komplex und schwer fassbar sein. Obwohl die meisten Organisationen dafür kommerzielle Software einsetzen, werden für Budgetplanungen und Kostenprognosen trotzdem weiterhin isolierte Excel-Tabellen verwendet. Umfangreiche Finanzsysteme haben sich generell als zu schwerfällig für Budgetplanungen erwiesen und kommen deshalb im Tagesgeschäft nur beschränkt zum Einsatz.

Führungskräfte müssen die folgenden fundamentalen Fragen über ihre finanzielle Situation beantworten können:

• Wieviel wenden wir für jedes Vorhaben auf?
• Welches sind unsere Investitionsziele und wie gut haben wir sie unter Kontrolle?
• Was sind unsere Erträge aus jeder Zielsetzung, jeder Produktelinie, jedes strategischen Vorhabens etc.. Lohnt es sich an ihnen festzuhalten?
• Wofür ist jeder Entscheidungsträger verantwortlich?
• Wie gut erreichen wir unsere Ziele?

Wenn die Budgetplanung nicht direkt mit dem Tagesgeschäft in Zusammenhang steht, wie genau und realistisch kann sie dann noch sein?

Unternehmensweites Management von Projektfinanzen

Enterprise Project Portfolio Management bietet die Möglichkeit, Projekte in das Finanzwesen einzubeziehen und so unternehmensweit sichtbar, verwertbar und durch die Organisation steuerbar zu machen. Unter Einsatz von entsprechenden Prozessen und Systemen können Projekte insbesondere budgetiert, kontrolliert und als Investitionen überwacht werden. Übergeordnete strategische Planungen bilden sich so ab auf täglich getroffene, operative Entscheidungen.

Der EcoSys EPC ist ein unternehmensweit anwendbares Finanzsystem, das eng an Projekte, Programme und Finanzoperationen - also die zentralen geschäftlichen Triebfedern - gebunden ist und Anwendungsfelder wie die "top down" und "bottom up" Budgetplanung, die Prognoseerstellung sowie die Leistungsbewertung abdeckt. Selbst eine Kostenstellen-basierende Budgetplanung kann der EcoSys EPC mit Portfolios, Programmen, Projekten und Finanzoperationen in Verbindung bringen.

Betriebs- und Projekt-Budgetplanung

Der EcoSys EPC bietet eine einfache Möglichkeit, den betrieblichen Budgetplanungs-Prozess zu modellieren. Budgets können von Abteilungsleitern in leicht bedienbarer, Web-basierender Tabellenform erfasst, zur Freigabe vorgelegt und Finanzmittel in der Folge zwischen Abteilungen zugewiesen und verlagert werden. Budgetanträge in EcoSys EPC sind detailliert und verlässlich: sie sind direkt aus Prognosen von operativen Planungssystemen wie Primavera oder Microsoft Project einzulesen und dann nach vielfältigen Gesichtspunkten mit strategisch priorisierten Budgetplanungen zu vergleichen.

Auch Projektplaner können Budgetanträge erstellen und zur Freigabe vorlegen. EcoSys EPC verteilt diese automatisch anhand von gegebenen Belastungsschlüsseln sowie Festbeträgen und leitet sie an die finanzierende Stelle weiter. Deren Leiter entscheiden dann über die einzelnen Zuweisungen, die schliesslich wiederum für die Projektmanager in allen Einzelheiten sichtbar werden.

Investitionsplanung

Mit EcoSys EPC lassen sich sowohl einjährige als auch mehrjährige Investitionsplanungen u.a. in Abstimmung mit strategischen Vorhaben, organisatorischen Zielen oder gesetzlichen Auflagen erstellen. Dabei kann zwischen verschiedenen FInanzierungsquellen internen oder externen Ursprungs unterschieden und wenn nötig auch ein Szenario-Vergleich durchgeführt werden. Nach Bedarf lässt sich die Investitionsplanung auch mit dem geplanten Projektverlauf in Beziehung setzen und anhand des tatsächlichen Fortschritts überprüfen.

Erstellung von Prognosen

Den gegebenen realen Umständen rasch folgende und in sich konsistente Prognosen sind Voraussetzung für die Überwachung von Fortschritt. EcoSys EPC erleichtert die Erfassung von Prognosen durch einfache Tabellen, die sich mit Projekt-Terminplänen, Arbeitsabläufen, Ressourcen-Zuweisungen oder geplanten Aufwänden in Beziehung setzen lassen. Diese - nach Bedarf versionierten - Prognosen werden in der zentralen, inspizierbaren Datenbank abgelegt und stehen für verschiedenste Abweichungs- und Trendanalysen, aber auch für die Beurteilung ihrer strategischen resp. operativen Bedeutung zur Verfügung.

Zuweisungen und Rückbelastungen

EcoSys EPC ermöglicht eine verlässliche Zuordnung von Aufwänden oder Erträgen, die im Zusammenhang mit Projekten, operativen Vorgängen oder Dienstleistungen entstanden sind. Verursacher wie Abteilungen oder Profit-Center können dabei anteilsmässig, zeitlich variabel oder auch abhängig von der Aufwandart be- oder entlastet werden. Ausserdem ist es möglich, diese Daten direkt an ein Buchhaltungssystem weiterzuleiten.

Datenkonsolidierung und -abgleich

Wenn mehrere projekt- oder nicht-projektbezogene Drittsysteme über Daten gleichen Ursprungs, aber unterschiedlicher Strukturen verfügen, dann kann sich daraus ein Konsolidierungs- resp. Abgleichsbedarf zur Behebung vorhandener Differenzen ergeben.

EcoSys EPC verfügt über Funktionen für das Einlesen von Basis-Datenbeständen und deren Aufbereitung auf der gewünschten Verdichtungsebene. Damit entfallen die typisch arbeitsintensiven und fehleranfälligen manuellen Konsolidierungs- und Abgleichsprozesse - das Analysieren und nicht das Verarbeiten von Zahlen steht wieder im Vordergrund.

Leistungsbewertung und Finanzkontrolle

Die erstklassigen Analyse- und Berichtsfunktionen von EcoSys EPC decken selbst höchste Ansprüche im Finanzwesen ab. So sind alle erdenklichen Auswertungen und Darstellungen möglich - von der Bewertung von Budgets, der Analyse verfügbarer Finanzmittel, der Darstellung strategischer Projektausrichtungen, bis zur mehrdimenionalen Aufbereitung von verdichteten Kennzahlen.

Mit monatlichen Abgrenzungen, Mutations-Protokollierung und Detaillierung bis auf Transaktionsebene stellt EcoSys EPC die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten in einer Qualität sicher, wie sie kaum ein anderes System zu bieten vermag. Gleichzeitig setzt EcoSys EPC Standards für ein unternehmensweit konsistentes Finanz-Berichtswesen.

Integration

Mit EcoSys EPC lassen sich die besten verfügbaren Datenquellen erschliessen: ERP (Oracle, SAP, PeopleSoft), Projektmanagement (Primavera, Microsoft), proprietäre Finanzsysteme, Zeiterfassung, Excel Tabellen sowie generische Datenfiles. Bestehende Codierungen und Datenstrukturen können ebenfallsin EcoSys EPC übernommen und zur konformen Erstellung von Berichten und Auswertungen sowie im speziellen zur Abbildung von Finanzstrukturen in das Projektmanagement und die Arbeitsplanung verwendet werden.

Technische Architektur

Der EcoSys EPC ist ein vollständig Web-basierendes System. Die Architektur eliminiert den Bedarf für lokale Installationen und Updates

Die Benutzeroberfläche verwendet ausschliesslich DHTML und beötigt keinerlei Plug-ins. Sie wurde auf der Basis von neuester AJAX (Asynchronous JavaScript and XML) Technologie entwickelt und vermittelt ein dynamisches Benutzererlebnis mit kurzen Antwortzeiten. Der EcoSys EPC wurde von Anfang an auf hohe Leistung und Skalierbarkeit optimiert:

• Auf der Datenbankebene kommen Oracle oder SQL Server zum Einsatz
• Die mittlere Datenverarbeitunsebene stellt die besten verfügbaren Web Applikations-Server zur Auswahl: IBM WebSphere, BEA Weblogic und Apache Tomcat
• Die Web-Tabellenkomponente verwendet  “Smart Rendering” und erlaubt so das Laden, Anzeigen und Verändern von einigen tausend Zeilen in wenigen Sekunden
• Keinerlei Java Applets oder Plug-ins werden zum Endbenutzer verlagert, dies eliminiert die für Web-basierende Anwendungen typisch langen Antwortzeiten bei Seitenwechseln
• Strategisches Server-seitiges Caching beschleunigt dern Zugang auf gemeinsame Daten

Das zugrundeliegende Datenmodell ist automatisierbar und kann über Standard-Methoden wie SOA (Services Oriented Architecture) aus Dritt-Programmen aufgerufen werden.