Enterprise Project Portfolio Management

Unternehmen müssen schnell auf sich verändernde Märkte und wechselnde Projekt- und Programm-Bedingungen  reagieren können. Dies führt bei den oft verstreut arbeitenden Projektteams zu einem erhöhten Bedarf an zugreifbaren und anwendbaren Informationen. Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) Lösungen ermöglichen es projektorientierten Organisationen, ihre Programme und Projekte - von kleinen und einfachen bis zu grossen und komplexen - intelligent zu verwalten.

EPPM Systeme führen zu besseren Entscheidungen, indem sie einen umfassenden Einblick in alle relevanten Aspekte bieten. Durch die Bereitstellung von Verwaltungs-, Zusammenarbeits- und Überwachungs-Möglichkeiten unterstützen sie Unternehmen dabei, die mit den Projekten und Programmen verbundenen Risiken und Chancen einzuschätzen, darauf zu reagieren und eine erfolgreiche Fertigstellung innerhalb der Zeit- und Budgetvorgaben sowie der Qualitäts- und Leistungs-Erwartungen herbeizuführen.

Wählen und priorisieren Sie die richtigen Programme

Jede Organisation ist mit unternehmenskritischen Investitionsentscheidungen konfrontiert. Das Management muss ständig aus einer Reihe von potenziellen Investitionsmöglichkeiten und unterstützenden Projekten wählen. Wenn dieser Entscheidungsprozess mangelhaft ist, kann dies die Rentabilität oder zumindest die zugrundeliegenden Finanzierungs-Vorlagen beeinträchtigen.

Portfolio-Management führt die Entscheidungsträger dazu, ihre Vorhaben strategisch zu priorisieren, zu planen und zu steuern. Portfolio-Management sorgt dafür, dass Organisationen ihre Produktivität kontinuierlich erhöhen und rechtzeitig liefern können - unter entsprechender Wertschöpfung, Stärkung ihrer Leistungsfähigkeit und letztendlich Verbesserung ihrer Gesamtergebnisse.

Mit Portfolio-Management können Unternehmen:

  • Initiativen ausarbeiten, die auf die Strategie und den Zweck der Organisation ausgerichtet sind
  • Investitionen priorisieren und wählen, die als dringend erwiesen sind und entsprechend realistische Chancen auf finanzielle und personelle Unterstützuung haben
  • den Status der Vorhaben verfolgen und die aktuellen Investitionserfolge kommunizieren
  • die Portfolio-Ergebnisse in Echtzeit bewerten und aktuelle Daten mit vergangenen oder künftigen Daten vergleichen um Investitions-Lücken und potenzielle Probleme zu identifizieren
  • den weiteren Investitions-Verlauf gemäss den Ergebnissen der Portfolio-Bewertungen anpassen - durch Erhöhung, Reduktion oder gegebenenfalls Aberkennung der zugewiesenen Mittel.

Erhöhen Sie die Efizienz: Erreichen Sie mehr mit weniger

Zunehmender Wettbewerb und knappere Budgets sind die treibenden Kräfte für erhöhten Druck bei der Finanzierung, Planung und Durchführung von Projekten. Um die Projekterträge zu maximieren, müssen Unternehmen in der Lage sein, Kosten und Effizienzen im gesamten Projekt-Lebenszyklus zu erfassen.

Enterprise Project Portfolio Management ermöglicht es Unternehmen, ihre Projektmanagement-Prozesse systematisch zu überprüfen und Ineffizienzen durch Automatisierung dieser Abläufe zu beseitigen. Durch die Zusammenführung von ProjektEckwerten können Projekte, Programme und Portfolios gemäss einem einheitlichen Ansatz auf maximalen Ertrag und minimale Kosten augerichtet werden.

Stellen Sie fundierte Entscheidungen und Einheitlichkeit sicher

Projekte beinhalten ein komplexes Netz von Beziehungen zwischen den Beteiligten auf allen Ebenen, sowohl innerhalb als auch zwischen Organisationen.

Die Etablierung von einheitlichen Prozessen und Berichts-Strukturen für die interne und aufsichtsrechtliche Berichterstattung ist schwierig, da diese oft "ad hoc" und ohne Bezug zur Unternehmensstrategie ausgeführt werden.

Enterprise Project Portfolio Management ermöglicht es Unternehmen, alle Projektmitarbeiter, Datenknoten und Prozesse zusammenzuführen und so eine einheitliche Sicht auf Projekt-, Programm- und Portfolio-Statusinformationen zu gewährleisten. EPPM bietet zudem einen Rahmen für das gesamte Unternehmen um strenge Kontroll- und Governance-Strukturen zu schaffen und so sicherzustellen, dass alle Projekte konsequent auf Geschäftsziele ausgerichtet werden. Die Beteiligten profitieren von einer einzigen "Wahrheit", wo alle projektbezogenen und geschäftskritischen Informationen innerhalb einer integrierten Lösung verfügbar sind.

EPPM Lösungen liefern auch die notwendigen Informationen, um in jeder Projektphase konsequent und objektiv die richtigen Entscheidungen auf der entsprechenden Ebene zu treffen. Projektbeteiligte können sich auf die Zusammenarbeit und das Erreichen ihrer Visionen und gemeinsamen Ziele fokussieren. Unternehmensweites Projekt Portfolio Management erleichtert ferner die Entscheidungen über die aktuellen Ressourcenallokationen und die Planung künftiger Bedürfnisse.

Verbreiten Sie bewährte Praktiken im gesamten Unternehmen

Projektmanagement-Prozesse variieren von Projekt zu Projekt. Andererseits sind erfahrene Projektmanager, die bewährte Praktiken kennen und zum Tragen bringen können, eine zunehmend knapper werdende Ressource. EPPM unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse auf der Basis von bewährten Praktiken kontinuierlich weiterzuentwickeln, als Vorgaben zu erfassen und so die Effizienz zu erhöhen.

Antizipieren Sie Risiken und Chancen

Stetiger Projekterfolg ist der Schlüssel zur Stärkung der Kundenzufriedenheit und Steigerung von Umsatz und Profitabilität eines Unternehmens . Die erfolgreichsten Unternehmen sind diejenigen, die Veränderungen effektiv erkennen und Risiken durch das proaktive Erarbeiten von Antworten und Notfallplänen minimieren können.

Mit einer EPPM-Lösung sind Unternehmen in der Lage, Risikofaktoren frühzeitig und über alle Projekte zu erfassen und so eine Risikobewusstseins-Kultur zu entwickeln. Die Erfassung von Veränderungen auf der Projekt-Ebene und deren Verdichtung bis auf die Portfolio-Ebene bietet Organisationen die Möglichkeit, effektive Kontrollmechanismen einzuführen, um die betreffenden Projekte zurück zu den ursprünglichen Vorgaben, Budgets und Zeitplänen zu führen.

EPPM-Lösungen bieten andererseits auch die Möglichkeit, Prognosen über den weiteren Projekt- und Portfolio-Verlauf zu erstellen, Abweichungen als Risiken zu erkennen und  diese durch Frühwarnindikatoren anzuzeigen. Das schafft die Voraussetzungen für die Erstellung und Umsetzung von Notfallplänen und für die frühe Bekämpfung potenzieller Risiken.

Erkennen Sie den zukünftigen Bedarf an Ressourcen

Für Unternehmen ist es eine tägliche Herausforderung, Projekte innerhalb der ursprünglichen Projekt-Spezifikationen zu liefern. Um dabei die Ressourcen wie Personal, Ausrüstung und Materialien effektiv zu nutzen, muss die Auslastung über mehr als nur ein Projekt frühzeitig erkennbar sein und der projekt-übergreifende Lastenausgleich muss im Vorfeld koordiniert werden können.

EPPM-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, den Bedarf zu erkennen und die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit auf die richtigen Projekte zuzuweisen, so dass einzelne Ressourcen voll ausgelastet sind, aber auch Projekte zu jeder Zeit über genügend Ressourcen verfügen.

Read the Report "Executive Visibility: Four Key Ways to Improve Project Information"

Gaps in key pieces of information are causing many C-level executives to make important decisions about projects without fully understanding the inherent risks and opportunities. This is one of the main findings in “Putting the Truth on the Table,” the latest in a series of reports about strategic project portfolio management by The EPPM Board, an international steering group of senior industry executives, academics, and commentators.

This report analyzes the root causes of information gaps and concludes that executives should be focusing on four areas:

  • evolving corporate culture to gain more-accurate information,
  • analyzing opportunity as well as risk,
  • achieving greater visibility into supplier operations to help mitigate risk,
  • and implementing practices that improve the relevance of information presented to management and enhance the overall health of the project portfolio.

Evolve the Culture Toward Truth and Visibility

The EPPM Board found that senior leaders might not get the insights they need due to how staff members report issues and problems. One example is excessive optimism, which was apparent when the Cranfield School of Management analyzed 400 projects and found no reports of impending glitches. To address behavioral challenges such as these, the C-suite must have technologies in place to collect information anonymously, such as through mobile devices and apps.

Analyze and Weigh Opportunity As Thoroughly As Risk

Operations and delivery teams often concentrate on identifying and managing risk, but this approach can miss important opportunities. Using enterprise project portfolio management technology can identify opportunities for turning portfolios into strategic assets that produce measurable benefits. The portfolio can then be viewed as an investment that can be advanced in different directions as the fundamentals behind a strategy change.

Reach Beyond Organizational Walls for Insight into Supplier Operations and Capabilities

Suppliers and contractors are often judged solely by their ability to meet deadlines and manage costs, but this limited criteria may conceal underlying risks. The C-suite should insist on detailed reports about how effective major suppliers and contractors are at delivering projects when confronted with change. This level of visibility enables executives to make strategic decisions on the suitability of third parties beyond mere cost.

Implement Project Assurance Practices

Project assurance provides impartial assessments about the necessary resources and risks needed to ensure successful implementations of capital investments. But some organizations fall short when developing unbiased and comprehensive analyses. Creating the new role of chief project officer may provide a resource who can gather and present data in a way that is relevant to C-level leaders. The full report delves into each of these areas in detail—and reinforces The EPPM Board’s findings that improving C-level insight is critical to enabling better business decisions.


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